Adapte a mensagem ao seu destinatário
Antes de escrever um texto procure conhecer o seu leitor e considere as características da população à qual se dirige de modo a captar a sua atenção.
Adapte a mensagem ao seu destinatário
Um texto poderá não ser, por si só, adequado para produzir o impacto esperado no destinatário. As letras e a estrutura serão demasiado vagas quando não consideramos as características da população à qual nos dirigimos. Afinal, o nosso objetivo é criar impacto nesses indivíduos e captar a sua atenção.
Como poderemos contornar este obstáculo e evitar que a produção de um texto de torna vã?
Num primeiro momento, e antes de procedermos à redação da mensagem, procure conhecer o seu leitor. Locker, Kaczmarek, Braun (2007) definiram um conjunto de questões que poderão ser-lhe úteis nesta fase:
- Quais são os seus objetivos com a produção deste texto?
- Quem é o seu destinatário? Quais são as suas características mais relevantes para esta mensagem em particular?
- Que informação o seu texto deverá incluir?
- Que benefícios poderá sublinhar para apoiar a sua posição?
- Que objeções a sua audiência poderá apontar?
- De que forma é que o contexto poderá afetar a resposta do leitor?
Use as respostas que obtiver para planear a estratégia, o estilo, o design do documento e a componente visual.
Adapte cada uma destas componentes ao seu motor: as pessoas. Lembre-se que não está a criar para o nada. As suas palavras carregam uma mensagem, embebem significado e ampliam um ponto mais alargado de si próprio.
Analise as pessoas nas organizações
É relevante considerar que as pessoas não vivem isoladamente, pelo que são influenciadas significativamente pelos grupos nos quais se inserem. Assim, analise o seu leitor para além de si mesmo, considerando a organização na qual reside:
- O que é que o ambiente físico reflete das pessoas e do que elas valorizam?
- Como é que o sistema de gestão funciona? Os gestores vestem-se de forma distintiva ou mantêm um código neutro e semelhante ao usado pelos seus subordinados?
- Como é que os colaboradores comunicam? Que canais e estilos de informação utilizam?
- Quais são os temas abordados nas discussões informais?
Existe um conjunto bastante mais alargado de questões que poderão ajudá-lo a compreender a cultura de uma organização e, consequentemente, a dinâmica dos indivíduos que nela se inserem. Considere estes pontos e produza o impacto desejado.
Locker,K., Kaczmarek, S. & Braun, K. (2997). Business Communication. The Conference Board of Canada.
