Um dos objetivos de quem procura gerir melhor o tempo é o aumento da produtividade. Por isso, preparámos algumas (boas) ideias para ajudar nesta tarefa. Abordamos estas sugestões em dois artigos distintos. Se já leu a primeira parte descubra os próximos passos.
Quer aumentar a produtividade? Damos-lhe algumas dicas para ajudar! (Parte II)
No texto anterior partilhámos 2 ideias para colocar em prática e ser mais produtivo. Veja agora mais 3 dicas que reunimos para ajudar nesta tarefa.
3. Defina Objetivos
Se começou o ano sem o fazer, então está na altura certa. Comece por definir o que quer atingir nas diversas esferas da sua vida.
- Maior satisfação dos clientes?
- Mais reconhecimento do chefe?
- Passar mais tempo com os filhos?
- Comprar um carro novo?
Definir objetivos mobiliza-nos para a ação, ou seja, ajuda a desenhar o caminho a percorrer. Comece, por exemplo, por pensar nas cinco coisas que são mais importantes para si a curto prazo, e depois redefina novos objetivos à medida que cumpre os anteriores.
Procure partilhar estes objetivos com alguém próximo de si, para que o seu nível de comprometimento com a persecução dos mesmos aumente.
4. Foque-se no essencial
Procure utilizar uma das leis mais conhecidas no domínio da gestão, para aumentar a sua produtividade, a Lei de Pareto.
Geralmente conhecida por Regra 80/20, esta determina que para muitos fenómenos 80% dos efeitos decorrem de 20% das causas. Passamos a explicar com um pequeno exemplo.
Se pensarmos que a nossa função é composta por um conjunto de atividades, temos que 20% dessas atividades contribuem para 80% dos resultados esperados da nossa função. Essas atividades correspondem às “atividades core” da nossa função, ou seja, são as atividades que justificam a importância estratégica da mesma. Vale a pena, por isso, focarmo-nos nas mesmas já que são as atividades essenciais.
No que toca ao aumento da produtividade, eis as ideias a não esquecer:
- “Menos é mais” – foque-se nas atividades que realmente têm relevância para o seu crescimento, seja no âmbito profissional, psicológico ou familiar, deixando o supérfluo de fora. Ou seja, foque-se no que é essencial e lembre-se que, muitas vezes, são as atividades que consomem menos tempo que dão mais frutos
- Listas, listas, listas! – para nunca esquecer prioridades, enumere alguns princípios que pretende seguir (por exemplo “ter mais tempo para a família”) ou atividades em que se queira focar (“ir ao ginásio duas vezes por semana”).
- Destaque as ações mais produtivas – isto é, as que geram mais efeitos com vista à concretização de objetivos. Por exemplo, se o objetivo for “aumentar a resistência física”, uma das atividades selecionadas poderá ser “fazer exercício regularmente”.
5. Crie alavancas
O ser humano é movido por duas grandes forças: o prazer e a dor. Tudo o que fazemos é com vista a ter prazer ou evitar a dor, pelo que estas sensações atuam como alavancas das nossas ações.
Existem várias situações em que o prazer é o motor comportamental, por exemplo, “se eu fizer mais exercício, consigo obter a condição física/imagem que desejo” ou “se ler mais livros, aumento o meu conhecimento na área X”.
À partida, a relação de causa-efeito parece óbvia, então, por que não estamos todos felizes e realizados? A resposta é simples: muitas vezes, o que nos causa prazer não é suficiente para superar o que temos que fazer para lá chegar.
Isto remete-nos para a segunda alavanca, a dor, ou melhor o seu evitamento. Como utilizar este mobilizador de ação?
- Escolha um amigo. Essa pessoa será “guardiã” da sua meta e responsável pelo incentivo à sua concretização. É importante que este amigo esteja igualmente envolvido na concretização do objetivo. A ideia é que esta seja, uma “luta conjunta”, em que ambos atuam como “vigilantes” um do outro.
- Determine intervalos temporais para realização de balanços. Marque no seu calendário a data limite para o alcance do objetivo e datas de controle, intermédias, caso haja necessidade de realizar balanços parciais.
- Utilize mecanismos de punição ou recompensa. Combine com o seu amigo estratégias de motivação – se conseguirem atingir os objetivos no tempo determinado, merecem uma ida ao cinema; em contrapartida, caso falhem, têm que fazer algo desagradável, como tomar um banho com água gelada.
Em resumo: determine objetivos, planifique os meios que lhe permitem alcançá-los e estabeleça períodos temporais para os atingir.
De que está à espera? Ponha em prática estas cinco ideias e veja resultados a florescer.
