Muitas vezes temos a sensação de perder o nosso tempo em reuniões…Em 80% dos casos trata-se de um problema relacionado com o objetivo das reuniões. Demasiado vago ou inexistente, nem sempre partilhado por todos, gera frustrações e uma sensação de tempo perdido. Por outro lado, quando bem definido, catalisa a energia do grupo para alcançar um resultado concreto e motivador. Vejamos os aspetos importantes para um objetivo de reunião eficaz.

As 7 premissas de um objetivo de reunião eficaz

Se temos a sensação de perder o nosso tempo em reuniões, em 80% dos casos trata-se de um problema relacionado com o objetivo dessa reunião. Demasiado vago ou inexistente, nem sempre partilhado por todos, gera frustrações e uma sensação de tempo perdido. Por outro lado, quando bem definido, catalisa a energia do grupo para alcançar um resultado concreto e motivador.

1. O objetivo da reunião é mais do que uma simples agenda

Uma agenda é uma série de tópicos a abordar. Mas para cada assunto poderíamos encontrar, pelo menos, uma boa meia dúzia de objetivos diferentes. Por exemplo, o item da agenda “projeto de poupança diária” pode ser dividido em “encontrar um monte de ideias para poupar dinheiro todos os dias” ou “preparar a comunicação de sensibilização para a poupança a ser alcançada todos os dias “ou ainda ” tomar decisões que permitirão economizar dinheiro todos os dias “, etc. O objetivo condiciona os métodos de trabalho, que não está presente na agenda. Técnicas de criatividade, preparação de argumentação, tomada de decisão não funcionam da mesma forma. Um objetivo mal definido arrisca alimentar debates erráticos e, sobretudo, muito consumidores de tempo ou estéreis. Uma boa meta começa com um verbo de ação e prepara o grupo para agir.

2. O objetivo da reunião deve ser atingido no final da reunião

Isto pode parecer trivial, no entanto, por vezes, deixamo-nos levar pelo nosso entusiasmo muito além do tempo previsto para a reunião. Por exemplo, “aumentar as vendas em 10%” é talvez um bom objetivo operacional, mas certamente não é um objetivo da reunião.

“Estabelecer um plano de ação comercial para aumentar as vendas em 10% até ao final do ano” é uma meta alcançável, no final da reunião. Um objetivo realista de curto prazo faz com que seja um aspeto motivador para a reunião.

3. O objetivo da reunião orienta para um resultado preciso e concreto

Um objetivo que se pode visualizar ajuda a focalizar melhor a energia do grupo. Pode fazer sentido, no início da reunião, tirar uma foto ou fazer um esboço do que queremos obter no fim desta. Por exemplo, uma simples tabela com as colunas “ação”, “quem”, “quando” pode cumprir o objetivo. Para as reuniões de criatividade, um esquema/mapa mental ou a representação gráfica com vários post-it™, permitirá ao grupo projetar-se no alcance do resultado. O esquema de um dispositivo de comunicação poderá assemelhar-se a desenhos distribuídos ao longo de uma linha temporal: a representação em miniatura de uma ou mais mensagens, de uma comunicação plenária (um personagem ao microfone diante de uma plateia), de dois personagens dando apoio à gestão de um grande projeto.

4.  O objetivo da reunião é partilhado por todos

O objetivo, comunicado antes da reunião, permite preparar os participantes a serem produtivos durante a reunião e até de recusarem a ir, se sentirem que não tem nenhum valor acrescentado. Mais vale algumas pessoas motivadas que um grupo grande com pessoas pouco motivadas para a realização do objetivo. Mais vale várias reuniões de curta duração com objetivos intermédios orientados para competências especificas, que uma grande reunião onde metade dos participantes se aborrecem – ou estão a responder aos seus emails – durante a maior parte do tempo. Um objetivo partilhado garante o envolvimento de todos e o dinamismo da reunião.

Lembrado no início da reunião, o objetivo definido pode ser ajustado para corresponder às prioridades do momento ou ao tempo disponível. Adicionalmente, serve para lembrar e situar as pessoas presentes, desde que o convite para a reunião foi enviado.

5.  Alguns objetivos da reunião precisam ser clarificados

Em certos casos, pode ser útil clarificar o que o objetivo não é. É tipicamente o caso das reuniões de ponto de situação dos projetos. O objetivo é que a equipa de projeto partilhe um conhecimento comum dos trabalhos de cada um e que cada elemento possa exprimir o que os está a atrasar ou o que precisa para avançar. O objetivo das reuniões pontuais não é encontrar soluções para todos os problemas, mas determinar a organização das atividades e reuniões de trabalho necessárias para eliminar os obstáculos e seguir em frente. As reuniões de resolução de problemas ou de criatividade serão organizadas especificamente para isso com as pessoas envolvidas – e apenas essas pessoas. A vantagem é tonar as reuniões curtas (30 minutos no máximo) que incutam à equipa uma nova dinâmica para o próximo período.

6.  A reunião tem como objetivo centralizar a atenção do grupo

Os nossos cérebros estão tão cheios de ideias e projetos que é fácil dispersar. Mas então arrisquemos prolongar a duração das reuniões ou não atingimos o objetivo, o que por sua vez é frustrante e pode bloquear os trabalhos para o futuro.

Um objetivo preciso, concreto e visível a todos é uma salvaguarda contra a diminuição da energia do grupo. Em caso de dispersão, podemos utilizar duas “frases mágicas” que chamam a atenção do grupo para o alcance do objetivo, valorizando as pessoas implicadas no projeto face às restantes: “o podemos fazer em relação ao nosso objetivo?” ou “é importante; proponho tratar este aspeto numa reunião especifica”.

7.  A concretização do objetivo aumenta a eficácia de reuniões futuras

A vantagem de um objetivo concreto é que podemos medir o progresso do trabalho em cada fase da reunião. Acompanhamos o desenvolvimento de forma progressiva.

Este aspeto reforça a motivação do grupo para o alcance do objetivo. A vantagem de uma meta alcançável no fim da reunião é a de que preencha o grupo com o sentimento de orgulho de missão cumprida.

Na natureza humana, procuramos reproduzir as emoções positivas. Assim, Seremos ainda mais eficazes na próxima reunião, porque sabemos que somos capazes de atingir os objetivos a que nos propusemos. E porque a eficácia coletiva alimenta a nossa energia e a felicidade que sentimos no trabalho em conjunto!