7 dicas para produzir textos profissionais eficazes
A utilização da comunicação escrita é, e sempre foi, um ponto de relevo no dia a dia de cada um de nós. Engenheiros, Psicólogos ou Professores necessitam de escrever claramente e de conhecer as formas mais eficazes de transmitir uma determinada informação, esteja ela sob a forma de um email, relatório ou de qualquer outro documento oficial.
No fundo, as palavras são uma incrível estratégia de criar um molde feito de informação. Se esse molde for bem criado, e produzir uma clara peça textual, então o objetivo inerente será cumprido. Não pretendemos, com isto, esculpir uma complexa novela ou um infindável conto. Queremos dar a conhecer algo, de forma simples e correta, com os recursos de que dispomos.
Em primeiro lugar, e antes de começarmos a marcar o corpo de texto, deveremos:
- Saber o que queremos transmitir. É fundamental consciencializarmo-nos do objetivo da mensagem: estamos simplesmente a transmitir informação ou pretendemos persuadir ou influenciar alguém? Ao clarificar o intuito do texto, poderemos formular as mensagens-chave que melhor nos permitirão lá chegar.
- Considerar o destinatário da mensagem. Este tópico levanta algumas questões, nomeadamente:
- O que é que ele(a) conhece sobre o assunto?
- Quais são as suas preocupações?
- Qual é a sua atitude?
- Aprecia o detalhe ou prefere obter informação genérica?
As respostas a estes pontos permitir-lhe-ão formular um texto adaptado e coerente com as características do destinatário.
7 dicas para escrever eficazmente no contexto profissional
Susan Adams redigiu um artigo para a revista Forbes no qual refere 10 dicas para escrever eficazmente no contexto profissional. Salientamos 7:
- Opte por frases e palavras curtas, evitando introduzir elementos desnecessários e que complexifiquem a mensagem.
- Evite utilizar expressões estrangeiras, científicas ou gíria se existir uma forma equivalente em Português. Independentemente da importância que poderá apresentar, retira clareza.
- Ao redigir um email, indique a sua ideia principal no primeiro parágrafo. Se não a encontrar, rescreva-o. Comece por se questionar sobre o que deseja que a pessoa faça como resultado dessa sua mensagem. Isso irá ajudá-lo a definir o seu objetivo.
- Especifique as situações, em linguagem clara.
- Escreva sem exageros. Tal como em situações normais de comunicação verbal, deveremos camuflar certas emoções (como o entusiasmo e a raiva), de forma a que possamos manifestar o nosso profissionalismo. Assim, evite utilizar pontos de exclamação e de interrogação em excesso, bem como sublinhar as frases a vermelho ou mesmo evidenciá-las com maiúsculas.
- Utilize, sempre que possível, verbos ativos. Os verbos passivos amolecem o discurso e camuflam a estrutura das frases.
- Esteja atento aos erros ortográficos. Não receie utilizar o dicionário ou recorrer ao corretor ortográfico.
Por fim, lembre-se de rever o texto. Leia-o com atenção. Afinal, devemos ser leitores para depois nos tornarmos escritores.
Dizem que somos o que fazemos. Porém, somos também o que dizemos e o que escrevemos. Como profissional, deverá imortalizar-se como alguém que cria os seus textos de forma cuidada, adequada e sempre clara.
Não se deixe afogar na inércia das abreviaturas e das frases mal construídas. Evoque-se e rompa com a incoerência, incorreção e incúria. Afinal, também é o que escreve.
