Boas práticas para reduzir o tempo gasto em reuniões!

Por o 6 Dezembro 2016

No artigo anterior partilhámos 5 boas práticas para reduzir o tempo que passamos em reuniões. Vamos agora completar a lista das 10 melhores práticas para superar este desafio.

 

 

1. Use técnicas de produção ativa

A ação é um fator de envolvimento e criatividade. A utilização de técnicas de produção ativa pode aumentar o tempo em que cada um está ativo. Por exemplo, a técnica de brainstorming utilizando post its ™ promove a expressão de cada um e não apenas de alguns. A ação também envolve o corpo. Passar de uma posição sentada para estar em pé pode representar uma lufada de ar fresco e de oxigénio para o cérebro, tornando as ideias mais claras. A este respeito, o trabalho em torno de uma folha de papel ou um quadro interativo é mais eficaz do que debater e registar as ideias num computador. Na mesma linha, produzir um protótipo de algo em conjunto é uma técnica que realmente funciona. As ideias fluem em conjunto e a motivação aumenta pelo surgimento de um resultado concreto.

 

2. Trabalhe em paralelo

Esta é uma forma muito eficaz para otimizar a relação entre o grupo de produção e o número de participantes. Em certas partes da reunião, ter muitas pessoas pode até ser contraproducente. É melhor separar o assunto em vários aspetos, abordados por diferentes subgrupos. Por exemplo, para uma reunião de resolução de problemas, cada grupo pode enfrentar uma causa diferente e encontrar soluções adequadas.

 

3. Elabore um relatório da reunião

O relatório é uma ferramenta ou método de dinamização de uma reunião. Deve ser validado por todos no final de cada etapa antes de passar para a próxima. Também serve para “apressar decisões” quando a discussão se arrasta, “Então, o que escrevo no relatório? “.

Para concluir com êxito aqui ficam algumas dicas:

  • fazer uma síntese para cada tópico;
  • delegar essa tarefa à pessoa que vai realizar a ação;
  • preparar uma tabela de ações (o mais simples será uma tabela com 3 colunas: O quê – Decisões tomadas ou ação a ser tomada / Quem / Quando), bem como o projeto de envio de e-mail (destinatário, assunto, frase introdutória);
  • tirar fotos do material produzido ou protótipo para anexar ao e-mail.

 

4. Guarde 10 minutos no final para determinar os próximos passos

Esta fase é essencial. A reunião não valerá de nada se não tiver ações implementadas ou para dar seguimento. Se o relatório facilita a tomada de decisão durante a reunião, ele continua a sintetizar e a refletir as ações das pessoas que estiveram presentes na reunião, bem como as ações de follow up a serem seguidas. Por último, é altura de definir a data e o objetivo da próxima reunião, se o assunto não estiver encerrado. Uma dica adicional para maximizar a eficácia da próxima reunião: registar o objetivo a alcançar (para produzir uma ação) na definição da próxima reunião, partilhada no calendário com os presentes e anexar documentos relevantes, tais como atas da reunião anterior.

 

5. Conclua a tempo

Se o objetivo for alcançado ou não, no momento definido para terminar a reunião, garanta que todos estão cientes disso e que vão chegar a horas na próxima reunião ou torna-se um círculo vicioso. De qualquer forma, os últimos dez minutos, ajudam a definir o que ainda falta finalizar e é o momento para comunicar decisões e ações, nomeadamente, trabalhos a realizar em subgrupos para aprofundar temas específicos identificados e iniciados na reunião.

 

Terminamos assim, o conjunto de boas práticas para otimizar o tempo das reuniões.

 


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