Gestão do tempo: a arte de organizar inteligentemente os seus compromissos

Por o 13 Novembro 2017

Para alguns de nós, os compromissos podem ser uma parte importante do nosso dia a dia. Portanto, a organização torna-se uma tarefa prioritária, porque tem um impacto significativo na nossa eficiência. Encontre um objetivo comum que tenha em conta prazos de entrega, equilibre a agenda entre compromissos e tarefas de fundo estratégico, integre emergências … Como gerir estes compromissos de forma a otimizar a nossa eficiência sem gastar muito tempo?

1. Crie regras simples e efetivas

O desafio aqui é economizar tempo quer no agendamento de compromissos quer em termos de eficácia pessoal na realização de tarefas prioritárias. Portanto, é benéfico ter interesse em ser proativo e propor as datas e o cronograma que nos convém. E assim, ter ideias claras sobre o que é mais eficaz.

5 regras para gerir compromissos

  • Regra n°1: mesmo quando um dia está livre o ideal, é propor compromissos na seguinte ordem: 14h, 15h, 11h30. Porque somos mais eficientes pela manhã para trabalharmos sozinhos.
  • Regra n°2: negociar a data, mas de forma a que fique fechada no cronograma.
  • Regra n°3: limite a duração dos compromissos.  Mais do que uma hora, 80% do tempo consumido tem pouco ou nenhum valor agregado. É melhor manter uma margem de manobra entre duas reuniões para que possa, se necessário, efetuar uma troca particularmente produtiva.
  • Regra n°4: existem exceções às Regras 1 e 3. As reuniões de trabalho em pequenos grupos (máximo de duas a cinco pessoas), em temas de reflexão ou negociações com forte participação serão prioritárias na primeira hora da manhã. Podem durar duas horas, a fim que haja tempo suficiente para alcançar um resultado final.
  • Regra n°5: faça compromissos com pessoas que gostam particularmente de falar antes do almoço (para prolongar as discussões) ou apenas antes de uma reunião importante (neste caso, avise imediatamente que teremos que deixar 5 minutos antes desse período).

3 regras para gerir de maneira “económica” pedidos de reuniões

Solicitações de colegas, clientes ou fornecedores que trazem pouco valor agregado à nossa missão são deixados para 2º plano. Embora nem sempre seja fácil ou diplomático recusá-los, podemos, pelo menos, limitar o impacto sobre a nossa agenda.

  • Regra n°6: estabelecer compromissos muito curtos: 30 ou 15 minutos. Esta metodologia irá fazer com que o nosso interlocutor vá direto ao tema e não se perca tempo.
  • Regra n°7: propor um almoço em vez de bloquear uma hora produtiva da nossa agenda.
  • Regra n°8: recusar, educadamente, mas com firmeza, compromissos que estão muito longe das nossas prioridades.

2. Mantenha-se flexível para integrar na agenda eventos inesperados, mas significativos

A agenda é um organismo vivo. Ela está destinada a avançar ao ritmo das nossas prioridades e reais emergências. Seria uma vergonha atrasar o início de um projeto estratégico apenas para cumprir um compromisso de menor prioridade. E se isso faz repercussão nos nossos valores, é importante reforçar que o primeiro compromisso contratual é ter sucesso na nossa missão.

Permita-se a alterar compromissos. Na maioria dos casos, os nossos interlocutores serão muito compreensivos.

No entanto, tenha cuidado para não adiar um compromisso com a mesma pessoa. Às vezes, é melhor deixar claro para a pessoa que as nossas prioridades mudaram e que não devem contar mais connosco. Outra precaução: compromissos de gestão. Adiar uma reunião com um colaborador três vezes é dizer “você não é uma prioridade”. No entanto, uma reunião com um colaborador é um forte ato de gestão. Está incluído nas prioridades da função de uma qualquer chefia.

A melhor maneira de combinar flexibilidade e diplomacia é manter sistematicamente os períodos de disponibilidade (marcar NMN como “não marcar nada” na agenda) todos os dias ou várias vezes por semana para acomodar as prioridades de última hora. Ou para adiamentos, precisamente.

Sugerir alternativas ao compromisso

Esta é outra maneira de cumprir os compromissos – e prazos – enquanto nos liberta de constrangimentos.

  • Reduzir drasticamente o número de compromissos: dividir a sua duração em dois com um objetivo menos ambicioso, ou corte em duas partes, uma no curto prazo e uma a mais longo prazo.
  • Faça a reunião através do telefone ou do Skype. Os nossos interlocutores terão mais flexibilidade para concordar com um novo agendamento. Paralelamente, um telefonema é sempre mais curto do que uma reunião física (onde os tempos de viagem geralmente são mais longos, sem contar a eventual procura pela sala de reuniões).
  • Trabalhe de forma assíncrona em documentos partilhados.
  • Delegue o compromisso para outra pessoa, ou encontre uma solução para que o nosso interlocutor tenha uma resposta às suas necessidades através de outros membros de equipa.

3. Delegar a organização a um assistente real ou virtual

O interesse é duplo. Além do tempo obviamente obtido para organizar e reorganizar os compromissos, um assistente trabalha com mais desapego do que nós, quando é necessário adiar uma data.

Mas infelizmente nem todos têm a sorte de ter um assistente ao seu dispor. Isso é certo. E é aí que entra o assistente virtual.

Cédric Leclercq é cientista informático. O seu papel leva-o a conhecer muitos fornecedores (média de 4 reuniões por dia). Cédric usa o software julie.desk, que faz a gestão das suas prioridade, com isto, ele ganha entre 30 minutos e 1 hora por dia. Então quase 4 horas por semana, meio dia!

Como delegar com sucesso os nossos compromissos?

Se é uma pessoa real ou um programa de inteligência artificial, o assistente precisa de parâmetros precisos para organizar os nossos compromissos tendo em conta os nossos melhores interesses e eficiência. As regras que estabelecemos acima fornecem essa estrutura indispensável.

Basta dialogar com o assistente dele para dar instruções específicas relacionadas às notícias atuais de nossas reuniões: marcar uma consulta com essas pessoas, dentro desse prazo e por determinada duração, cancelar as reuniões em determinado período em caso de emergência ou, adiando-os antes dessa data, etc.

Como funciona o assistente virtual?

A única diferença é que o diálogo com a Julie Desk é feito exclusivamente por email: envie apenas um e-mail para o nosso contato, colocando “Julie” em cópia para que ela cuide da organização da reunião.

“Julie”, entra em contato – sempre por e-mail – com a pessoa, oferece-lhe os horários disponíveis da nossa agenda (para o qual ele tem acesso, é claro), respeitando as regras de comunicação. Assim que chegamos a consenso de agenda, a “Julie” bloqueia a nossa agenda.

“Julie” também administra os intercâmbios de correspondência com todas as pessoas interessadas pelo cancelamento dos compromissos de um dia inteiro e trata de os reagendar.

Finalmente, de realçar que a “Julie” não funciona sozinha, pelo menos por enquanto. A vigilância humana desempenha o papel de “controlo de qualidade” do seu trabalho. A “Julie” pode ser virtual, mas ela tem um supervisor!

Claro, a “Julie” é paga de acordo com uma assinatura variável dependendo dos serviços que ela nos pode oferecer. É fundamental encontrar a resposta a esta série de equações: quanto tempo passamos a cada dia ou semana a gerir os nossos compromissos? Em quanto avaliamos um meio dia de trabalho? E acima de tudo: o que faríamos com esse meio dia extra? Que projeto esse tempo nos permitiria realizar?


Autor: Pascale Bélorgey (Manager da Oferta e Experiência formativa da Cegos)


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