Três formas de ser mais eficiente com os outros

Por o 6 Dezembro 2017

Quando analisamos a nossa gestão do tempo, podemos ter a tentação de pensar que seríamos muito mais eficientes se terceiros não interrompessem a nossa concentração e foco.

 

Em parte, este pensamento é verdadeiro e existem muitas formas de protegermos a nossa eficiência ao limitar as interrupções de outros. Contudo, esquecemo-nos frequentemente de considerar o outro lado da moeda, o lado positivo. Os outros também nos podem poupar imenso tempo.

O reflexo de delegar

Delegar não é algo apenas destinado aos cargos de direção. Podemos delegar tarefas junto dos nossos colegas ou equipa de forma parcial ou total. Uma vez ultrapassados os receios do ato de delegar, passa a tornar-se uma ação natural. Contudo, quando nos confiam uma tarefa ou missão, temos tendência para pensar quando é que a vamos concretizar, sem questionar quem a poderia realizar por nós ou quem nos podia ajudar a realizá-la.

O reflexo de delegar manifesta-se ao pensar o “Quem” antes do “Quando”. Quem irá realizar esta tarefa de forma mais rápida e otimizada? Quem gosta particularmente desta tarefa e ficaria motivado ao executá-la? Que parte da tarefa o nosso colega ou equipa nos pode ajudar a realizar? Quem na equipa, ou fora dela, terá competências complementares e nos poderá ajudar a ser mais produtivos? Quem poderia cuidar de outras tarefas para que possamos investir o tempo necessário e enfrentar um novo desafio?

Uma vez identificados os recursos, devemos contactá-los tão rápido quanto possível. Seria frustrante ouvir, “que pena, adorava envolver-me nesse processo, mas já não tenho agenda.”

A forma de como o pedido é dirigido também é relevante. A pessoa a ser contactada apreciará saber da aposta na sua pessoa para desempenhar uma tarefa e que pensámos nela em detrimento de qualquer outra pessoa. O reconhecimento dos seus talentos e competências será uma fonte valiosa de motivação.

Finalmente, o quadro associado à tarefa que foi delegada deve ser claro. Qual o output esperado e para quando? Definir qual a distribuição de tarefas, se justificável, as tomadas de decisão e o processo de validação. 

Pedido de ajuda em caso de bloqueio

Nem sempre é fácil pedir ajuda. O que irão pensar os outros das nossas competências ou inteligência, se lhes solicitarmos ajuda e não conseguirmos resolver sozinhos o problema? Por isto, por vezes desperdiçamos horas a tentar desbloquear os processos ou a adiar uma decisão mais difícil de tomar.

No entanto, expor uma situação complexa a um ouvido atento obriga-nos a colocar o problema de forma mais simples. As perguntas de nosso interlocutor destacam os pontos mais relevantes e ajudam-nos a formalizar o nosso objetivo.

A sua empatia pela nossa dificuldade em resolver determinada situação tranquiliza as nossas competências intelectuais: não se trata de não ter competências, o problema é que é complexo! Todo este processo é por vezes o que precisamos para desbloquear o nosso cérebro. Normalmente encontramos em nós mesmos a solução que procurávamos nos nossos colegas.

Em outros casos, é simplesmente uma questão de usar o know-how que não temos. O colega a quem pedimos ajuda, longe de nos julgar, ficará provavelmente encantado com a oportunidade de demonstrar as suas competências. No meio deste processo, acabamos por desenvolver as nossas próprias competências para o futuro.

Contudo, tenha muito cuidado na forma como expõe as suas solicitações: resolver um problema requer uma maior interpretação do nosso interlocutor para que não se limite a apresentar soluções pré-feitas, ao contrário de uma solicitação que obrigue a uma competência específica a qual não dispõe.

Finalmente, para que os nossos pedidos de ajuda sejam respondidos, há que respeitar o tempo do nosso interlocutor e evitar envolvê-lo em várias tarefas ao mesmo tempo!

Pedido de feedback

O pedido de feedback pode ter dois objetivos:

  • Objetivo Operacional: reunir uma opinião sobre um produto específico que apresentamos numa fase inicial de um processo para pessoas interessadas ou para colegas cuja experiência estimamos. As suas sugestões são mais facilmente integradas do que se apresentássemos um resultado final. Ajudam-nos a tomar as decisões certas e a produzir um resultado melhor do que se trabalhássemos sozinhos.
  • Objetivo otimizar competências: podemos pedir aos nossos colegas para analisarem o nosso desempenho específico de forma a conseguirmos progredir. Por exemplo, evoluir na animação das reuniões, na forma como escrevemos os nossos relatórios ou e-mails, a falar em público, etc.

Em ambos os casos, devemos preparar-nos mentalmente para críticas e sugestões daqueles a quem solicitámos feedback. Agradecer calorosamente pelo tempo dedicado a responder e valorizar a relevância dos seus inputs.

Advertência

Quando adquirimos uma nova competência corremos o risco de ouvir muitas críticas e desenvolver um sentimento de desmotivação. Para evitar este sentimento, devemos enquadrar o nosso pedido da seguinte forma “se eu tivesse de melhorar um ponto fundamental, qual seria?” E pergunte, se não forem mencionados espontaneamente, quais são os pontos fortes, o que foi mais e menos positivo.

Se estas três ferramentas permitem poupar imenso tempo, acabam por tomar pouco (ou muito, no caso da delegação), às pessoas a quem solicitámos ajuda. De forma geral, o balanço é extremamente positivo. “A cereja em cima do bolo”: desenvolvimento de um sentimento de prazer ao criar e crescer juntos, no fundo reforçar o conceito de trabalhar em equipa.


Autora: Pascale Bélorgey

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Adolfo Fula Desde 3 anos

Eu sou licenciado em economia,pretendo fazer o curso de fiscalidade.

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Bruna Ferreira

Bruna Ferreira Desde 2 anos

Obrigada pelo comentário, Adolfo Fula. 🙂
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