10 dicas para Reuniões à distância

Por o 24 Janeiro 2018

A nostalgia dos encontros físicos pode dar origem a reuniões à distância um pouco mais austeras. É verdade que as reuniões à distância, podem incluir um tom de maior rigor, simplesmente porque a nossa capacidade de prestar atenção à frente de um ecrã ou visor é mais reduzida. No entanto, existem muitas formas de criar usabilidade recorrendo a recursos técnicos de sistemas de reunião remotos. Ou animando-os, como na rádio.

 

1 – Cumprimente cada um individualmente

A receção ‘oficial’ começa alguns minutos antes do início da reunião. Por precaução, o facilitador deverá conectar-se cerca de 10 minutos antes do horário oficial de forma a verificar se está tudo a funcionar corretamente. À medida que os participantes chegam, deverá dar as boas-vindas e cumprimentar todos de forma amigável, tal como faria se estivessem presentes na mesma sala. Estas conversas informais também permitem que os primeiros a chegar ao evento ou reunião se conheçam.

2 – Use webcams … ou avatares!

As webcams são uma ferramenta de excelente utilidade, especialmente para equipas efémeras (ou projetos de tempo reduzido), que raramente se veem ou que não se conhecem. São essencialmente úteis no início e no final das reuniões. O resto do tempo, é melhor desligá-las por 2 razões: economiza dados móveis e de rede e concentra a atenção de todos em alcançar o objetivo.

Caso os participantes não possuam uma webcam, e se for o primeiro encontro da equipa desta forma, poderá antecipar essa necessidade ativando um plano B. Por exemplo, pergunte a todos antes da reunião se dispõem de um avatar ou se podem criar um e enviar. É fácil de fazer – há geradores de avatares fáceis de criar e de uma simplicidade quase infantil, como o face.co – permitindo criar uma atmosfera divertida e descontraída.

3 – Faça uma apresentação rápida

Faça uma apresentação em modo “expresso”, ou seja – rápida – no início da reunião. Deverá ser a pessoa facilitadora da reunião, ou líder de equipa a fazê-lo. Caso contrário, corre o risco de derrapar no tempo de produção da reunião. Isto permite-lhe enumerar e identificar quem se encontra presente, “Estão presentes nesta reunião o João, a Sara …” e, se necessário, recorde o seu papel e funções de casa um no projeto. Isso possibilita que aqueles que chegaram depois sejam incluídos no grupo. A apresentação ‘expresso’ pode também ser feita com apoio de avatares ou com um mapa de trabalho do grupo.

4 – Desenhe o mapa do grupo de trabalho

O mapa do grupo é interessante para equipas que não se conhecem muito bem. Como por exemplo, no início de um projeto, quando pode reunir a equipa para se conhecer num curto espaço de tempo. O mapa de trabalho ajuda as pessoas que têm boa memória visual e fotográfica a ter uma ideia bem definida da composição do grupo de trabalho. Dependendo do equipamento técnico de que dispõe, pode construir um de várias maneiras. Em todas as situações, a pessoa facilitadora da reunião mostra o mapa. Se o sistema utilizado pelos intervenientes permitir aos participantes anotar no documento, é mais fácil deixar que todos possam escrever o seu nome no mapa. Caso contrário, pode preparar-se antecipadamente, marcando no mapa os nomes de cada um – ou a sua localização geográfica – com pins ou pequenas bandeirolas.

5 – Utilize emoticons para expressar o ambiente de grupo

Esta técnica pode ser usada logo após a sua apresentação ‘expresso’, ou durante o decorrer da reunião, tendo a vantagem de ser muito simples e rápida, permitindo ‘partir um pouco o gelo’ inicial. Os participantes são convidados a escolher um emoticon que reflete o seu humor e estado de espírito atual. Se o clima não for bom, uma breve explicação, ainda no tópico que normalmente o acompanha, permitirá levar a um maior entendimento dos intervenientes e à consideração dos possíveis obstáculos que podem marcar a efetividade da reunião. Este poderá dar explicações, incluir necessidades na elaboração da reunião, permitindo tranquilizar o ambiente. Um segundo emoticon validará que o facilitador respondeu bem às preocupações do participante.

6 – Faça uma pesquisa

A pesquisa introduz o assunto, mas de forma participativa e às vezes até num tom descontraído. Novamente, a técnica é uma poderosa alavanca da eficiência: com uma pesquisa on-line, todos respondem ao mesmo tempo, economizando tempo. E o resultado é visual, como poderá verificar respondendo à pesquisa abaixo e clicando em “ver resultados”.

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Outras pesquisas podem ser lançadas durante a reunião para acelerar e manter a atenção do grupo.

7 – Desafie o humor

Esta forma de criar convívio na reunião combina muito bem com a pesquisa. Por exemplo, com uma figura misteriosa: “Na sua opinião, o que é 750? “. O facilitador terá o cuidado de misturar na sua pesquisa respostas sérias e plausíveis (o número de novos contratos do mês) com respostas divertidas e engraçadas (o recorde do número de patas de uma centopeia) – o que, no entanto, pode ser verdade!

Outros suportes permitem variar os momentos de humor e descontração. Mostre um desenho ou banda desenhada com um espaço em branco e peça aos participantes que imaginem o seu preenchimento, estimulando a imaginação. Podem escrever as suas respostas, dependendo do sistema, diretamente no espaço em branco ou discutindo o assunto.

8 – Faça surgir as emoções

As emoções são o cimento de uma relação. Compartilhar as nossas emoções em conjunto pode ser um momento muito forte, mesmo não estando fisicamente presentes. Pode ser interessante para esse tipo de sequência deixar as webcams, “ler” as emoções nos rostos das pessoas e compartilhá-las com mais intensidade.

Existem mil maneiras de expressar emoções (os emoticons são um exemplo). Outras técnicas permitem segmentar as trocas no assunto relacionado com o objetivo da reunião. Por exemplo, reaja no tópico a uma citação selecionada ou a um pequeno videoclip. Isso promove o engagement na reunião, ou desencadeia uma mensagem-chave a transmitir.

A técnica de ‘foto-linguagem’ pode ser usada no início ou no final da reunião. Esta técnica permite que tire uma foto das emoções do grupo em relação a um projeto ou ações para implementar. O facilitador, seleciona uma variedade de imagens ou fotos sem conexão óbvia ao assunto, montado como um mosaico. No momento da sequência de “emoções”, ele mostra o mosaico e pede a todos que escolham uma imagem representativa das suas emoções em relação aos outros. A pessoa pode, então, comentar sobre essa escolha oralmente ou introduzi-la na discussão.

9 – Explore os tópicos da discussão

Já mencionei o tópico da discussão, várias vezes ao longo deste artigo. Além dos usos premeditados, observados no suporte, o tópico é a forma preferida de manter contacto com o grupo ao longo da reunião. Mesmo que o facilitador da reunião não veja os participantes. Incentivando todos, no início da reunião, a reagir em tempo real ao tópico ou assunto, encoraja a atenção e o envolvimento. Desta forma, pode valorizar comentários, saltar informações, responder a perguntas.

10 – Anime como na rádio

Os locutores de rádio são um bom exemplo a seguir. Privados da imagem, colocam as palavras e a voz em todo o dinamismo e na convivência que desejam transmitir! Para manter a atenção e o ritmo da reunião à distância, o facilitador da mesa tem interesse em fazer circular a palavra, saltando em tempo real sobre os comentários gerados nos vários tópicos, desafiando o grupo. Uma regra de boa conduta a este respeito: à distância, a aparência não funciona. Mesmo com webcams, é impossível saber exatamente com quem é que o anfitrião da reunião se encontra a falar, sendo por isso essencial referir as pessoas pelo seu primeiro nome antes de inserir alguma pergunta.

 

Apesar de parecer, o processo não é assim tão complicado. É apenas uma questão de treino!


Autor: Pascale Bélorgey

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