5 Dicas para escrever um e-mail que é lido e bem entendido

Já alguma vez olhou para uma mensagem uma vez, duas, três, e tentou sem sucesso perceber a pontuação? Imaginou o tom de quem o escreveu, as motivações? O objetivo?

Os parágrafos não existiam. Frases a começar em minúsculas, e todos sabemos o que a falta de uma vírgula pode causar. Sentia que algo estava mal, que ia começar uma corrente ascendente de incompreensões. E ia perder tempo.

Com a escrita informal a imperar no dia-a-dia dos negócios, para poupar tempo, começa a perder-se informação, a aumentar os “mal-entendidos”, o “diz-que-diz”, os GRITOS e pontos de exclamação!!!

E tudo isto causa ruído, mal-estar e no fim do dia, a degradação ou perda de relações de negócio.

Então, neste frenesim, o que podemos fazer para voltar a ser lidos e bem entendidos neste importante canal de comunicação?

1 – Organizar o raciocínio

Vamos começar pelo início. Se há uma proposta, um problema a resolver, ou uma apresentação, o encadeamento é semelhante:

• Reconhecer a situação – pode ser a descrição da necessidade, do problema, o porquê da apresentação;
• Descrever a solução – O que pode ser feito, porque deve ser feito, em pontos claros.
• Dar os próximos passos e apelar à ação – não há pior do que ler um e-mail onde não sabemos o que podemos fazer para resolver ou para dar seguimento. Facilitemos a vida do leitor.
• Agradecer o tempo – mesmo que esteja vermelho de raiva, roído de vergonha, agradeça o tempo e atenção. Nunca se sabe quem vai ler o email, como vai lê-lo, a quem vai repassar.

2 – Dar espaço

Vamos facilitar a leitura. Por pontos e parágrafos. Simples e sem grandes rodeios e romances. O que não significa que não queiramos dar um timbre pessoal.

Mas grandes frases dificultam e muito o raciocínio de quem lê. E depois não responde e não decide. E ficamos sem saber se abriu, se leu, se não gostou…

Quanta vezes quando se faz o seguimento alguém responde “Ainda bem que me ligou, já li mas não percebi bem…”

3 – Manter o nível. Quando? Sempre

Um provérbio antigo indica que quando estamos chateados devemos contar até 10 e se estivermos furiosos, devemos contar até 100.

Há situações onde queremos desancar, onde não compreendemos porque não nos respondem, porque nos tratam de forma ofensiva.

Nós somos superiores a isso. Podemos fazer valer os nossos direitos sem perder a compostura e a forma. Ganhamos sempre.

A forma como se escreve e como se lê pode levar a grandes mal-entendidos. E isso mata a comunicação.

4 – Não julgar a pessoa, mas sim avaliar a situação

O ataque pessoal nunca ajuda. Nunca. Incompetente, desonesto, com falta de caráter e por aí adiante, não vão ter como resposta, um suave sim mas… Vão fazer subir o tom.

A situação é que deve ser avaliada. Pode ser falta de comunicação, falta de recursos, o que quer que seja, mas é à situação que devemos focar.

“Não é com vinagre que se apanham moscas”

5 – Escrever sem erros e sem rodeios desnecessários

Esta é básica, não é? Mas os erros podem não ser apenas ortográficos. Pontuações, citações, utilização de jargão de forma errónea. Já agora evitemos benchmarks, milestones, to be defined, above the line, KPIs, caso estejamos a falar com alguém fora do meio onde operamos. É pretencioso.

A comunicação fluida é o que aproxima as pessoas, enriquece as relações e no final do dia, concretiza negócios e resolve situações.

A inovação pode ser “apenas” a forma como comunicamos com os outros, de forma próxima, transparente, e livre de ruído. Isso também é nível de serviço e excelência.