7 ideias para comunicar eficazmente por escrito

Diariamente interagimos com perfis de comunicação distintos. A capacidade de rapidamente, e de forma assertiva, reconhecermos e nos adaptarmos à forma como outra pessoa se expressa é o que que nos torna comunicadores eficientes.

Não partilhar algo de forma clara e coerente, pode colocar uma série de limitações a nível pessoal e profissional.

Envolver o recetor no momento certo, com as palavras certas, é determinante na defesa de um ponto de vista, na resolução de conflitos, em processos de negociação com clientes e até mesmo durante uma conversa de assuntos informais.

Deparamo-nos atualmente com uma infinda procura e oferta de informação escrita. Só quem comunica de forma eficaz, sai vencedor. Siga estas sete ideias e seja um deles:

1 – Nunca se esqueça da saudação

Iniciar a interação, cumprimentando a pessoa interlocutora pode parecer algo básico subjacente a qualquer conversação. Ainda assim, deve ser aqui denotado pela sua importância, muitas vezes menosprezada.

Iniciar uma conversa com um “Olá, como está?” ou “Bom dia, espero que se encontre bem” – dirigindo-se à pessoa pelo seu nome – cria empatia e proximidade com o destinatário.

2 – Seja preciso e assertivo

As pessoas têm, diariamente, variados compromissos e múltiplas tarefas para cumprir. Uma comum tarefa de foro profissional é responder a e-mails de clientes. Já pensou que se o fizer de forma clara e direta poupará imenso tempo a resolver determinado assunto que surja à posteriori?

É fundamental que seja breve, preciso e assertivo em qualquer ato de comunicação. Quando este for escrito, o ideal é que a introdução ocupe apenas um parágrafo e que o desenvolvimento seja feito por tópicos, caso queira tratar de várias questões.

3 – Adeque o vocabulário ao seu recetor

As palavras são a matéria-prima da comunicação, portanto, optar pelas palavras certas e adequadas é o primeiro passo para comunicar de forma eficiente.

É fundamental estar atento ao público a que se dirige e dominar as palavras técnicas do segmento em que atua. “O verdadeiro significado das coisas é encontrado ao se dizer as mesmas coisas com outras palavras”- Charles Chaplin.

Mesmo perante um conteúdo semelhante, a mensagem pode e deve passar por adaptações, consoante o seu destinatário. Para tal, encontre um equilíbrio na linguagem, evitando formalismos desnecessários.

4 – Planeie o que pretende dizer

Já alguma vez respondeu a um e-mail, ou a uma carta, de forma quase instintiva e acabou por ser mal interpretado ou por se esquecer de alguma informação? É uma situação habitual, quando a comunicação escrita não é planeada.

Antes de começar a escrever sobre o que quer que seja, defina os seus objetivos e trate do assunto como se fosse uma reunião – com planeamento e ordem específica.

Só assim conseguirá comunicar eficazmente, evitando esquecimentos, repetições e equívocos.

5 – Esteja atento à ortografia

Usar vocabulário técnico e complexo pode ser necessário, mas certifique-se que está a escrever corretamente aquilo que pretende. Os erros ortográficos põem em causa a credibilidade de qualquer texto, em especial quando o assunto pertence a uma categoria específica com a qual não está familiarizado.

Na dúvida do certo ou errado, consulte um dicionário e evite os corretores automáticos – muitas das vezes não estão atualizados e podem comprometer a mensagem que pretende transmitir. Quando a dúvida é de foro técnico, consulte fontes fidedignas da Internet ou um contacto na área em causa.

6 – Evite vícios de linguagem e de digitação

Esteja atento à repetição excessiva de determinados termos, bem como ao uso incorreto e desadequado destes.

Quando comunicar por escrito através de meios digitais, foque-se na digitação e na formatação do texto: esteja atento a abreviações, maiúsculas e parágrafos.

7 – Reveja sempre o texto

Depois de terminado o texto, não dispense a revisão cuidada.

Por mais tempo e atenção que tenha dedicado à escrita do seu texto, é provável que altere algo enquanto o relê, podendo mesmo que ter que corrigir alguns erros de distração.

Reveja o seu texto com atenção e cuidado, lendo-o em voz alta se se sentir mais confortável.

Readaptando um provérbio antigo, nós somos aquilo que comunicamos.