7 sugestões para converter as suas formações presenciais em formações à distância

Por o 23 Dezembro 2020

Tem nas suas mãos a responsabilidade de converter todas as suas formações presenciais para o formato de formação à distância? Aqui estão sete recomendações com base na nossa experiência. 

1. Identificar o que pode ser convertido… ou o que não pode 

Alguns temas que pareciam impossíveis de abordar num contexto de formação à distância foram convertidos com sucesso nos últimos meses! 

Mas, em alguns casos, quando a formação tem um caráter muito prático ou comportamental, manter os mesmos objetivos pedagógicos na formação à distância pode ser difícil.  

Recomendamos que adote um princípio dos projetos ágeis: mais vale fazer menos, mas fazer melhor.  

Imagine a seguinte situação: três dias de formação que incluem o desenvolvimento e treino de novos comportamentos. Pode converter os dois dias relativos à aquisição de procedimentos-chave para formato digital e manter o terceiro dia em formato presencial, dedicado apenas ao treino prático.

2. Apostar nas interações humanas de valor acrescentado 

Após identificar os aspetos que vai transformar, terá de repartir os objetivos pedagógicos entre atividades síncronas e assíncronas. De facto, formação à distância não é sinónimo de ausência de interações humanas! Este tipo de interação desempenha um papel essencial no processo de aprendizagem:  

  • no âmbito da formação profissional/técnica, permite obter o feedback de um ou vários especialistas sobre uma nova prática profissional; 
  • em formações comportamentais, contribui para o debate de opiniões dentro de um grupo, o que ajuda a questionar as nossas crenças e algumas de nossas rotinas mentais (o famoso conflito sócio-cognitivo). 

As interações humanas permitem também que a formação à distância seja encarada como um ponto de encontro, que desperta o engagement e aumenta o tempo dedicado ao percurso de aprendizagem. Estas interações humanas são, portanto, incontornáveis, mas devem ser cuidadosamente planeadas e desenhadas na formação à distância. Aquilo que está em causa é, em alguns casos, a impossibilidade de os formadores conseguirem interpretar a linguagem corporal dos interlocutores. Como tal, os formadores devem estar preparados para compensar este facto. 

Em suma, reserve, sempre que possível, as atividades síncronas (como as Virtual Classrooms) para: 

  • formacão, 
  • roleplays
  • resolução de problemas (codesenvolvimento), 
  • debates de opinião. 

 Quanto ao resto… poderá ser tratado de forma diferente! 

3. Atribuir tarefas pessoais ou coletivas a realizar entre cada virtual classroom  

Os recursos assíncronos podem permitir que os formandos adquiram conhecimentos (numa lógica de sala invertida), mas também, e sobretudo, que implementem e consolidem as novas aprendizagens e modos de execução ou pratiquem em contexto real de trabalho.  

Uma das principais consequências que o período em que vivemos nos trouxe foi a forte evolução da utilização destas atividades pré/pós virtual classrooms: onde, anteriormente, um módulo de e-learning era visto como acessório, e era realizado, preferencialmente, sozinho e num momento à sua escolha (e, às vezes, nunca), agora este módulo torna-se num elo essencial na cadeia de aprendizagem, e é realizado em conjunto, no mesmo espaço temporal.  

Foi assim que surgiram novas formas de colaboração entre pares: como o cowatching, em que os participantes realizam, ao mesmo tempo, um módulo e partilham os seus comentários em direto ou depois da visualização. As atividades assíncronas tornam-se, assim, cada vez mais… atividades síncronas! 

4. Decidir como distribuir a formação ao longo do tempo 

Terá agora de tomar uma decisão estruturante para a sua formação: dividir ou compactar.   

Dividir consiste em distribuir as partes da formação pelo tempo, ao longo de vários dias, semanas ou meses.  

  • VANTAGEM: o facto de estar a despertar a atenção dos formandos para determinados conceitos de forma repetida contribui para uma melhor aquisição. O facto de se prolongar no tempo também permite que os formandos comecem a praticar e identifiquem mais claramente as aprendizagens adquiridas e as áreas de progresso.  
  • ASPETOS A TER EM CONTA: estabelecer o custo relativo ao planeamento, uma vez que está a dividir um evento presencial em múltiplos eventos à distância. 

Compactar consiste em manter o formato presencial inicial, e, portanto, realizar um percurso de aprendizagem composto por virtual classrooms e atividades virtuais ao longo de dois dias. 

  • VANTAGENS: não tem de fazer alterações em relação ao planeamento inicial das sessões, e, para alguns formandos, é mais fácil mobilizar dois dias seguidos do que vários momentos de formação ao longo de um período de tempo superior. 
  • ASPETOS A TER EM CONTA: exige maior concentração por parte do formador e dos formandos, assim como a existência de ferramentas que ajudem os formandos a aplicar as aprendizagens.  

Para servir de exemplo (e inspiração!), aqui estão alguns tipos de formatos da oferta de Cegoc, do mais compacto ao mais dividido: 

  • Virtual Classroom: Cuidadosamente desenhadas e planeadas para facilitar o desenvolvimento de uma competência e a sua transferência para o contexto de trabalho, as Virtual Classrooms são sessões de 2h, 100% digitais pautadas por uma elevada interação entre o formador e os participantes que beneficiam, assim, de um feedback imediato e uma partilha enriquecedora e imersiva.

As virtual classrooms são marcadas por 3 momentos fortes: 

  • Eu adquiro uma ferramenta/um método muito direcionado com o formador e o grupo. 
  • Eu aprendo e transfiro.  
  • Eu partilho os meus sucessos e as minhas perguntas. 
  • Full digital: Percursos de aprendizagem 100% digitais concebidos para promover o reskilling e upskilling de empresas e colaboradores. Como? Conjugando diversos recursos online com Classes Virtuais, sessões de eCoaching e atividades práticas on-the-job ao longo de várias etapas. Com uma duração média de 10 horas, estes percursos de aprendizagem 100% digitais, estão organizados em etapas de curta duração ao longo de 2 semanas.
  • #UP-4REAL®: (14 horas em 6 semanas): 2 virtual classrooms + formação à distância + certificação. Trata-se de uma solução centrada na prática das soft skills em contexto real de trabalho, o que justifica por que razão se estende ao longo do tempo (para multiplicar as oportunidades de praticar).  

Todos os formatos têm vantagens e limitações. O desafio é encontrar o que melhor se adapta à sua cultura corporativa e ao grau de autonomia dos seus colaboradores. Alguns gostarão de trabalhar em total autonomia por várias horas ou dias; outros preferirão encontrar o ritmo da formação presencial e ser “conduzidos” pelo grupo e pelo formador.   

5. Capitalizar os modelos para reduzir a carga cognitiva dos formandos 

Imagine a seguinte situação: entra na sua aplicação preferida e … os botões que normalmente lhe permitem navegar desapareceram. Ah, não, na verdade, foram alterados e encontram-se noutro sítio…. Oh, eles estão sempre a mudar de sítio!  

Numa formação à distância há o risco de que os formandos gastem mais energia a compreenderem o novo modo de interação do que a perceber o conteúdo! E, numa virtual classroom, isto pode ser tóxico.  

O seu desafio é, portanto, reduzir a carga cognitiva dos formandos, construindo cuidadosamente os slides, ou definindo claramente em que consiste cada uma das virtual classrooms, o que lhes permitirá saber imediatamente o que precisam de fazer e de que forma o podem fazer. 

E a cereja no topo do bolo: isto permitirá que baixe os seus custos de conceção, através da reutilização de abordagens que funcionam.  

6. Dar formação aos seus formadores em formação à distância 

A animação em formato à distância é diferente da presencial: os ritmos são diferentes, há mais ângulos mortos/dificuldades na perceção da compreensão ou adesão dos formandos e, acima de tudo, é necessário dominar suficientemente o ambiente tecnológico.  

Terá de formar os seus formadores com uma abordagem tripla:  

  • dominar as funcionalidades da plataforma selecionada pela sua organização para realizar a virtual classroom
  • saber expressar-se “como na rádio”: na Cegoc, utilizamos, por exemplo, o acrónimo LIVE, que consiste em criar uma Ligação à distância, Imergir os formandos em situações que lhes digam algo, trazer Valor tornando cada minuto útil, e criando Emoção;  
  • acompanhar os formandos nas suas atividades pré/pós virtual classrooms: isto pressupõe uma maior aproximação a contextos de tutoria e passar da animação em grupo para o acompanhamento individual. 

7. Preparar o seu back-office   

As suas soluções são apresentadas, os seus formadores estão capacitados e, como tal, está preparado para comunicar o planeamento das sessões.

Mas atenção, a eficácia da sua ação de formação tem por base tanto a sua pertinência pedagógica … como o controlo dos seus custos de back-office. É importante garantir os processos administrativos que precedem a sua implementação, seja a gestão das virtual classrooms, a inscrição, a validação de presenças nas virtual classrooms, ou a avaliação da satisfação, dos conhecimentos adquiridos ou da transferência da aprendizagem.  

Antes de se lançar em grande escala, teste algumas sessões para certificar-se de que sua cadeia de valor está bem alinhada, e que a implementação não gera custos adicionais de administração.  

Estas sete recomendações essenciais não têm necessariamente de ser seguidas de forma sequencial. A sua rede de participantes pode estar já muito confortável com a formação à distância (na Cegoc, por exemplo, já certificamos Formadores Digitais desde 2017), ou pode já dispor de modelos de conceção comprovados… como numa formação, capitalize os seus recursos e entre na zona de flow para se dedicar ao resto!    

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