Dicas que (realmente) funcionam para gerir o tempo

Por o 31 Janeiro 2017

Esta na altura de acabar com desculpas como “não ter tempo suficiente” ou com episódios de “não é o momento certo”. Torne-se dono do seu tempo!

 

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Antes de começarmos a querer gerir o nosso tempo, há que entender o que é “o tempo”. O dicionário define-o como “sucessão de momentos em que se desenrolam os acontecimentos” ou “período contínuo e indefinido no qual os eventos se sucedem; duração”. Basicamente: tempo é quando coisas acontecem. Mas é importante fazer duas distinções relativamente ao tempo.

 

Há dois tipos de tempo: o tempo do relógio e o tempo real.

No primeiro, o tempo do relógio, há 60 segundos num minuto, 60 minutos numa hora, 24 horas num dia e 365 dias num ano. O tempo passa sempre da mesma forma. Quando alguém faz 50 anos, tem exatamente 50 anos – nem mais, nem menos.

No segundo, o tempo real, o tempo é relativo. O tempo voa ou o tempo pára, dependendo do que estamos a fazer. Duas horas no trânsito podem parecer 12 anos. E, por outro lado, os miúdos que hoje têm 12 anos parecem ter crescido em apenas duas horas. Pode parecer exagero mas estamos no domínio do tempo relativo.

 

Qual dos tempos descreve realmente o mundo em que vivemos?

O tempo real ou o tempo do relógio?

A razão pela qual os gadgets e ferramentas de gestão de tempo não funcionam é o facto de estes sistemas serem concebidos para gerir o tempo do relógio. Mas é irrelevante, porque nós não vivemos (nem podemos viver) no tempo do relógio. Vivemos no tempo real, um mundo em que o tempo voa quando nos estamos a divertir ou pára quando estamos a fazer algo aborrecido.

A boa notícia… é que o tempo real é psicológico. Ele só existe na nossa cabeça, nós é que o criamos. E tal como tudo o que criamos, podemos geri-lo. É altura de acabar com desculpas como “não ter tempo suficiente” ou com episódios de “não é o momento certo”.

 

Há três formas de passar o tempo: pensamentos, conversas e ações…

E independentemente da sua área de negócio, o seu trabalho é composto por estes três itens. Pode ser interrompido frequentemente ou aliciado a fazer outras coisas… Mas se, por um lado, não consegue controlar as interrupções, pode, por outro, decidir o tempo que dedica aos pensamentos, conversas e ações que conduzem ao sucesso.

 

Aqui ficam algumas dicas para se tornar (mesmo!) dono do seu tempo:

1 – Prepare um calendário e anote todos os seus pensamentos, conversas e atividades durante uma semana. Isto vai ajudar a perceber o que é que consegue fazer no decorrer de um dia e onde é que o seu precioso tempo é gasto. Assim vai ver quanto tempo é que é realmente usado para produzir resultados e quanto tempo é desperdiçado em pensamentos, conversas e ações pouco produtivas.

 

2 – Qualquer atividade ou conversa importantes para o sucesso devem ter um tempo dedicado. As listas de “a fazer” crescem, crescem, crescem… ao ponto de se tornarem impossíveis de cumprir. Mas agendas de compromissos funcionam. Marque reuniões consigo mesmo e crie blocos de tempo para pensamentos, conversas e ações prioritárias. Defina onde é que eles vão começar e acabar. E discipline-se para cumprir estes compromissos.

 

3 – Planeie despender, no mínimo, metade do tempo envolvido nos pensamentos, atividades e conversas que originam a maior parte dos seus resultados.

 

4 – Guarde um tempo diário para as interrupções e para ser “arrancado” do que está a fazer. Por exemplo, adote o conceito de “horário de expediente”. Não é uma forma de dizer “interrupções planeadas”?

 

5 – Tire os primeiros 30 minutos para planear o seu dia. E nunca comece sem ter o seu horário completo. «The most important time of your day is the time you schedule to schedule time».

 

6 – Guarde cinco minutos antes de cada chamada/reunião e decida qual é o resultado que pretende extrair dela. Isto vai fazer com que saboreie o sucesso ainda antes de começar. E, ao mesmo tempo, ajuda a relaxar. Aproveite também os cinco minutos seguintes, quando terminar, para fazer um balanço: o resultado foi alcançado? Se não foi, o que faltou? Como pode colmatar essa falha na próxima vez?

 

7 – Não atenda o telemóvel apenas porque ele está a tocar nem responda a emails apenas porque eles entraram. Desligue-se das mensagens. Não dê a sua atenção às pessoas instantaneamente, a não ser que trabalhe numa área em que seja absolutamente crucial dar uma resposta humana imediata. Em vez disso, marque um tempo na sua agenda para responder a emails e devolver chamadas ou mensagens.

 

8 – Bloqueie distrações como o Facebook e outras redes sociais, a não ser que use essas ferramentas para trabalhar.

 

9 – Lembre-se de que é impossível fazer tudo. E lembre-se também que tem boas hipóteses de que 20% dos seus pensamentos, conversas e ações estejam na origem de 80% dos seus resultados.

 

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