5 dicas para evitar as “armadilhas” da lista de tarefas

Por o 19 Dezembro 2017

To do List, lista de tarefas, lembretes … palavras cujo significado adoramos e odiamos simultaneamente. Adoramos “picar” que a tarefa já está concluída. Sentimos uma enorme frustração quando chegamos ao final do dia e ainda existem tarefas por finalizar.  Como sair deste processo? Apresentamos 5 dicas para aproveitar os benefícios da lista de tarefas, sem cair numa “armadilha”.

O alívio das prioridades

A lista de tarefas a maior parte do tempo é semelhante a uma lista de compras. É um aglomerado de palavras que formam frases, muitas vezes sem grande destaque ou relevo. Mas a verdade é que temos tarefas com maior valor agregado do que outras. A primeira armadilha da lista de tarefas é convidar-nos a perceber primeiro as pequenas tarefas sem importância, muito mais rápidas de executar do que aquelas que requerem maior reflexão e empenho. A sensação de terminar ao início do dia as primeiras tarefas é ótima, mas aumentamos a frustração à medida que o final do dia se aproxima quando verificamos que o essencial ainda não foi feito.

Uma excelente forma de aliviar a nossa lista de tarefas é desenhar 2 eixos de prioridade, urgente e importante, a fim de organizamos as nossas tarefas. A matriz de prioridades ajuda a definir o que é necessário concluir no dia de hoje, o que é necessário planear ou negociar. Mais do que uma lista de tarefas, a matriz de prioridade é uma ferramenta de antecipação. Permite listar tarefas de um futuro a médio prazo, colocá-las na nossa agenda e evitar esquecimentos…e desta forma, evita estar a “pesar” a nossa lista de tarefas do dia.

O tempo de duração da tarefa

A principal desvantagem da maioria das listas de tarefas é não indicar o tempo necessário para a concluir. Podemos dispor de uma lista de tarefas para fazer, que podem levar entre 5 minutos a 3 horas cada.  O nosso cérebro, alheio à carga de trabalho e ocupado com uma lista exaustiva vai sentir-se sem oxigénio e começa a surgir um sentimento desencorajador.

Mas ao estimarmos a duração das tarefas, vai ser possível calcular o tempo que iremos gastar para realizar todas as nossas listas de tarefas. Com este cálculo muitas vezes apercebemo-nos que planeámos 12 ou 15 horas de trabalho, para além de todas as tarefas que surgem e que não tinham sido previstas.

Porém, estimar o tempo de duração de uma tarefa é um exercício delicado. A maioria de nós geralmente tende a subestimar o tempo que é realmente necessário. Isto porque o nosso cérebro é mais rápido que as nossas mãos, porque cada interrupção tem o custo de reiniciar, porque por vezes falta a informação que precisamos procurar, entre outros motivos. Para tornar as nossas estimativas temporais mais confiáveis, é importante comparar os tempos esperados e os reais. E de seguida deixar uma margem de segurança. Se perceber que costuma estimar 30 minutos para concluir uma tarefa, mas regularmente consome 45, o ideal é que sempre que agendar essa tarefa, ajustar o tempo estimado com uma margem de mais 15 minutos.

A eficácia da ferramenta

Existem muitos aplicativos de gestão de lista de tarefas, para além de podermos recorrer à lista de “tarefas” tal como, o Outlook. Embora a maioria ofereça a possibilidade de definir um nível de prioridade e lembretes, ainda falta ter em consideração o tempo de execução. Aqueles que permitem atribuir tarefas a outros e acompanhar o progresso são interessantes no contexto de projetos ou trabalhos em equipa. Mas individualmente, diria que o interesse é discutível.

Na verdade, o tempo é preciso ser parametrizado. Às vezes, é necessário atualizar parâmetros como a prioridade, a data em que queremos terminar a tarefa e às vezes monitorizar a ligação entre várias tarefas. A gestão de tarefas é certamente importante, mas não precisa de absorver o mesmo tempo que dedicamos à execução das mesmas.

Para uso pessoal, são suficientes 2 ferramentas simples:

  • a agenda: que mostra claramente a duração do trabalho e dá uma ideia precisa do volume de trabalho;
  • a lista de tarefas “post-it ™” (ou pequeno caderno): para não esquecer nenhuma tarefa a ser realizada durante o dia – e especialmente pelo prazer de “picar” as que são realizadas. Esta lista de tarefas será ainda mais eficaz se for desenvolvida com o método LIMITER.

Método LIMITER

Inspirado por François Delivré, o método LIMITER dificulta as armadilhas das listas clássicas de tarefas. É particularmente valioso em tempos de elevado volume de trabalho, em que ficamos a trabalhar até mais tarde para compensar o que não conseguimos fazer no horário útil de trabalho.

Porque antes de ser um método, LIMITER é antes de tudo uma palavra. Limitar a carga horária dos nossos dias úteis. A que horas queremos começar e parar de trabalhar amanhã? Vamos subtrair o tempo de pausa (almoço, máquina de café, conversa de corredores, etc.) e obteremos o tempo real disponível para executar tarefas.

LIMITER é então o acrônimo que dá o seu nome ao método:

  • Listar todas as tarefas que queremos fazer amanhã.
  • Incluir uma tarefa “imprevista” imediatamente, calcular o tempo previsto de execução.
  • Medir o impacto deste tipo de perguntas: “Se eu pudesse apenas fazer uma coisa amanhã, qual seria? E se pudesse realizar uma segunda tarefa? etc.”
  • Indicar para cada tarefa a duração estimada (com uma ponderação).
  • Totalizar a duração das tarefas à medida que a vai concluindo.
  • Eliminar as tarefas fora de limites: adiar para o dia seguinte, agendar ou excluir permanentemente.
  • Realizar as tarefas pela ordem definida.

Em termos concretos, a nossa lista de LIMITES de TO-DO vem para uma tabela de 3 colunas. A primeira diz respeito às tarefas e a sua ordem de prioridade. A segunda para indicar a duração de cada tarefa. A última para calcular o total cumulativo de duração de cada tarefa. Graças a esta lista otimizada de tarefas, começamos o nosso dia com os itens essenciais. Podemos vir a executar tarefas menos importantes se, por acaso, se amanhã existirem menos imprevistos do que no dia corrente.

Um truque de procrastinador

Continua a lidar com a tentação irreprimível de começar com tarefas de curto prazo a fim de eliminar tarefas que estão na nossa lista. Esta prática, conhecida pelos procrastinadores, dá a ilusão de “avanço”. Acima de tudo, permite adiar continuamente o trabalho substantivo, que é mais exigente em termos de tarefas mentais.

John Perry, assumido procrastinador, indicou qual o seu truque secreto para começar tarefas de grande dimensão. Basta cortar o trabalho em micro tarefas que por vezes são meramente triviais. Por exemplo, localize fontes documentais para alimentar o artigo:

  • (Re)leia a primeira fonte, leia o segundo e assim por diante.
  • Crie um mapa mental que sintetize ideias-chave.
  • Encontre o ângulo de ataque do seu artigo.
  • Coloque os títulos do plano.
  • Escreva a introdução.
  • Escreva a Parte 1, etc.
  • Reveja tudo e corrija o estilo.
  • Ligue novamente para procurar falhas e erros
  • Encontre uma imagem para ilustrar o artigo.

Autora: Pascale Bélorgey

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