Saber dizer não ao que não é prioritário

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Já alguma vez se deu conta da quantidade de vezes que diz “sim” quando na verdade a sua vontade é dizer “não”? Acha que está sobrecarregado de tarefas porque a maioria das pessoas “empurra” para si os problemas, esperando de si uma solução? Quantas vezes sente que o tempo disponível não é suficiente para realizar todas as atividades previstas, ao mesmo tempo que as urgências teimam em surgir, tornando-se difícil alcançar os resultados pretendidos?

 

Saber “dizer não” e aumentar a sua produtividade!

Saber “dizer não” ao que não é prioritário, mantendo uma boa relação com os seus interlocutores, pode ajudá-lo a aumentar a sua produtividade e alcançar o equilíbrio.

A primeira e principal regra a seguir é nunca dizer “sim” sem pedir informação clara e objetiva sobre o pedido que lhe está a ser feito. Existem três perguntas essenciais que deve fazer para compreender bem o pedido:

1. Do que se trata exatamente?
2. Para quando é preciso?
3. Quanto tempo demora?

De seguida, e antes de se comprometer com a realização da tarefa, é importante que faça uma reflexão sobre os seguintes critérios:

• Tenho as informações necessárias para dizer que sim?
• Tenho as competências necessárias para dizer que sim?
• Essa atividade é importante para a Organização e está no âmbito da minha missão?
• Tenho tempo disponível para isso, sem comprometer as minhas prioridades?

Caso a resposta à maioria das questões seja negativa, é importante saber “dizer não” ao pedido, mantendo uma boa relação com o interlocutor. Dizendo “sim” a tudo, arrisca-se a não ter tempo para realizar as tarefas inerentes à sua função e afastar-se das suas principais responsabilidades e prioridades, comprometendo deste modo os seus resultados.

Pense estrategicamente. Comece com um fim em mente.

Como dizer não?

Do ponto de vista da linguagem verbal

• Reconheça que compreende o pedido;
• Apresente razões factuais para recusar o pedido, através de uma linguagem clara, objetiva e centrada no essencial;
• Ofereça sugestões e alternativas e explique em que medida satisfazem os interesses de ambas as partes.

Do ponto de vista da linguagem não-verbal

• Seja autêntico e coerente na linguagem verbal e não-verbal;
• Demonstre uma atitude serena e de recetividade, através dos gestos e da postura e controle as reações de agitação ou de nervosismo.

 

Estas são algumas ações que pode desenvolver para “dizer não” e que o podem ajudar a rentabilizar o seu tempo e aumentar a sua produtividade, no entanto é importante não ser inflexível. Há momentos em que é necessário redefinir as prioridades e atuar em circunstâncias diferentes do planeado. Esteja recetivo a dar resposta a essas exceções.